Der große Vorteil eines Newsletters: Ob du ihn an zehn oder 10.000 Menschen versendest, er kostet immer gleich viel, ist also ein perfekt skalierbares Content-Produkt. Außerdem fallen im Vergleich zu teuren Printprodukten die Kosten für Druck und Vertrieb weg. Damit ist der Newsletter DIE kostengünstige und flexible Alternative zu Kunden- und Mitarbeitermagazinen – und du kannst vor allem auch den Erfolg messen.

Wie viel ein Newsletter im Detail kostet, hängt von den Rahmenbedingungen ab: Die Newsletter-Softwareanbieter bieten monatliche Pakete von kostenlos bis zu 300 bzw. 400 Euro an – je nach verfügbaren Services und abhängig davon, an wie viele Empfänger:innen du versendest. Dazu kommen einmalige Kosten für die Entwicklung des Newsletter-Konzepts sowie eines Prototypen. Und die Kosten für die laufende Erstellung der Inhalte.

Ich spreche immer offen und transparent über Preise. Gerne mache ich dir ein Angebot, wenn ich mehr über dein Projekt in einem unverbindlichen Erstgespräch erfahren habe.

Ein Newsletter ist ein extrem mächtiges Marketing-Instrument und kann clever eingesetzt zu einem entscheidenden Touchpoint entlang deiner User Journey werden. Du kannst damit deine Zielgruppen direkt und persönlich ansprechen („Hallo, Brigitte Alice!“), laufend mit ihnen in Kontakt bleiben, eine Community aufbauen, sie an deine Marke binden, Up- und Crossselling betreiben und vieles mehr. Ein Newsletter ist wirkungsvoll, um bereits bestehende Kunden an dich zu binden. Er eignet sich aber auch besonders, um neue Leads zu generieren. Deine gesammelten E-Mail-Adressen sind deine wichtigste Datenquelle!

Besonders attraktiv ist der Newsletter dadurch, dass er skalierbar ist: Wenn du plötzlich an 1.000 Empfänger:innen mehr aussendest, steigt dadurch dein Nutzen, die Kosten bleiben aber gleich  – im Gegensatz etwa zu gedruckten Magazinen oder Werbematerialien. Auch im Vergleich zu Social Media hat der Newsletter Vorteile: Du sendest deine Inhalte nicht anonym auf einer Plattform aus, sondern adressierst sie direkt an eine:n konkrete:n Empfänger:in. Das macht Eindruck und persönliche Ansprache bleibt den Menschen im Gedächtnis. Außerdem hat die E-Mail eine wesentlich längere Halbwertszeit als beispielsweise ein Instagram-Post oder TikTok.

Wie erfolgreich dein Newsletter ist und wo es eventuell hakt, erfährst du anhand der wichtigsten Kennzahlen des E-Mail-Marketing. Diese kannst du über deine gewählte Newsletter-Software und mittels Tools wie Google Analytics einfach und schnell einsehen. Die regelmäßige Analyse der KPI (Key Performance Indicators) ist die Basis dafür, um deinen Newsletter laufend zu verbessern.

Die Öffnungsrate ist eine der wichtigsten Kennzahlen und gibt an, wie viel Prozent deiner Empfänger:innen die einzelne E-Mail geöffnet haben. Die durchschnittliche Öffnungsrate (Benchmark) liegt bei rund 25 Prozent. Sehr spezifische Newsletter, die ein bestimmtes Thema behandeln oder für eine spitze Zielgruppe konzipiert sind, können jedoch problemlos Öffnungsraten von 50 Prozent und mehr erreichen.

Die Klickrate oder Click-Through-Rate gibt an, wie viel Prozent der Menschen, die die E-Mail geöffnet haben, auf Links im Newsletter geklickt haben. Diese Wert ist wichtig, weil er Aussagen darüber zulässt, ob deine Inhalte aktivierend sind und die Menschen zum Handeln motivieren (Conversion). Wird eine E-Mail beispielsweise 100 Mal geöffnet und eine Person klickt auf einen Button, beträgt die Klickrate ein Prozent. Als Benchmark kannst du dir eine Klickrate im E-Mail-Marketing von 3 bis 15 Prozent merken – abhängig von deiner Branche, deinen Produkten und Leistungen, deiner Zielgruppe, usw.

Die Conversion Rate im E-Mail-Marketing gibt an, wie viel Prozent deiner Empfänger:innen nach dem Erhalt des Newsletter eine bestimmte Aktion gesetzt haben, zum Beispiel einem Link gefolgt sind und in einem Online-Shop ein Produkt gekauft haben. Diese Zahl ist essenziell, weil sie dir anzeigt, ob dein E-Mail-Marketing erfolgreich ist – das heißt, ob du mit dem Newsletter deine definierten Business-Ziele erreichst oder nicht. Grundsätzlich gilt: Liegt die Conversion Rate über zehn Prozent, machst du einen guten Job. Aber Achtung, Konversionen können unterschiedlich definiert sein. Es muss sich nicht zwingend um Kaufabschlüsse handeln.

Grundsätzlich gilt: Konkrete Zahlen als Benchmarks zu nennen ist schwierig, weil die Werte vom jeweiligen Newsletter-Produkt und seiner strategischen Ausrichtung, der Zielgruppe, der Zahl der Empfänger:innen und der Sauberkeit der Adressliste abhängen.

Wenn deine Öffnungsrate um die 25 Prozent liegt, ist das bei B2C-Newslettern ein guter Wert. Im B2B-Bereich können die Öffnungsraten deutlich höher liegen. Dasselbe gilt für Newsletter, die eine sehr spitze Zielgruppe und ein Nischenthema bedienen. Hier können schon einmal Öffnungsraten von 80 Prozent plus vorkommen.

Eine gute Klickrate in Newslettern liegt im Schnitt zwischen drei und sechs Prozent. Das bedeutet, drei bis sechs Personen von 100 klicken mindestens einen Link an. Damit sind eindeutige Klicks (unique Klicks) gemeint, keine Mehrfachklicks.

Mailchimp nennt eine Conversion Rate von zwei bis fünf Prozent im E-Mail-Marketing als Benchmark über alle Branchen. Großen Einfluss auf diese Zahl hat vor allem deine beschickte Zielgruppe: Je spitzer sie definiert ist und je detaillierter dein Angebot auf sie zugeschnitten ist, desto höher wird auch die Conversion Rate sein.

Die Abmelderate gibt an, wie viel Prozent der Empfänger:innen (nicht Öffner:innen) deiner E-Mail sich aktiv vom Newsletter abgemeldet haben. Die Abmelderate sollte natürlich so niedrig wie nur irgend möglich sein. Immerhin ist dein Ziel, dass die Menschen deine E-Mails nicht als lästig und störend, sondern als relevant und wertvoll empfinden. Als Benchmark gilt: Eine Abmelderate unter einem Prozent ist in Ordnung – aber auch das hängt wieder vom Einzelfall ab.

Die Bounce Rate gibt an, an wie viel Prozent deiner Empfänger:innen die E-Mail nicht zugestellt werden konnte. Ist die Bounce Rate hoch, muss das bei der Analyse der übrigen Kennzahlen als Faktor mit einbezogen werden. Und es zeigt dir, dass du keine „saubere“ Versandliste hast, also viele veraltete oder nicht mehr existente E-Mail-Adressen. Oberstes Gebot: Halte deine Versandliste aktuell. Die E-Mail-Adressen sind deine wertvollste Ressource!

Damit dein Newsletter rechtssicher, DSGVO-konform und professionell ist, gibt es einige Vorgaben zu beachten. Wichtig ist zunächst, dass niemand deinen Newsletter erhält, der sich nicht aktiv und ausdrücklich dafür angemeldet hat. Mit dem sogenannten Double Opt-in-Verfahren – in einem zweiten Schritt muss die Anmeldung erneut bestätigt werden – ist das garantiert. Im Anmeldeformular des Newsletters darf nur die E-Mail-Adresse ein Pflichtfeld sein und es sollte bereits bei der Anmeldung über die thematische Ausrichtung und die Versandfrequenz informiert werden.

Zu beachten sind außerdem gewerbliche Bildnutzungsrechte für Bilder und Fotos im Newsletter, ein vollständiges Impressum mit Abmeldelink und dass für die Empfänger:innen nicht die E-Mail-Adressen anderer Personen ersichtlich sind. Einen guten Überblick über die wichtigsten rechtlichen Erfordernisse für Newsletter inklusive einer interaktiven DSGVO-Checkliste findest du auf dem Blog von Rapidmail.

Das lässt sich nicht so einfach beantworten. Wie so oft kommt es auf die Spezifika deines geplanten Newsletter-Projektes an: An wie viele Empfänger:innen möchtest du deinen Newsletter senden? Suchst du eine Gratis-Software oder darf der Versand etwas kosten? Muss die Software voll DSGVO-konform sein? Ist Deutsch ein Muss oder ist auch Englisch okay für dich? Möchtest du Marketingautomatisierungen nutzen? …

Du siehst, es gibt im Vorfeld viele Fragen zu klären, bevor du dich für ein Tool entscheidest. Beliebt sind etwa Brevo (ehemals sendinblue), CleverReach, GetResponse, Mailchimp, Mailjet, ActiveCampaign und Rapidmail. Es gibt aber auch kleinere Anbieter, die mit vielseitigen und starken Tools glänzen. Du willst dir einen Überblick verschaffen? Brauchbare Infos findest du bei emailtooltester inklusive eines praktischen Smart Finders für Newsletter-Tools.

Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um automatisierte Prozesse, die dir extrem viel Arbeit und Zeit ersparen: E-Mail-Automation erlaubt dir, auch große Mengen an E-Mails personalisiert und zu unterschiedlichen Zeitpunkten an die jeweils richtigen Empfänger:innen zu versenden – ohne, dass du manuell eingreifen musst! Die Mails landen automatisch in den Postfächern. Ein einfaches Beispiel sind automatisierte Nachrichten, die du zum Beispiel auf Serviceanfragen erhältst („Vielen Dank für deine Nachricht, wir haben sie erhalten und kümmern uns um dein Anliegen.“). Oder E-Mails mit Inhalten, die auf deine Interessen und Wünsche abgestimmt sind.

Die Voraussetzung für E-Mail-Marketing Automation sind detailliert festgelegte Regeln, nach denen die E-Mails versendet werden. Wichtig ist auch hier (wie immer) die Strategie und Definition von konkreten Zielen (Kundenbindung, Konversionen, Leads …).

Die Versandfrequenz von erfolgreichen Newslettern ist variabel und hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Grundsätzlich ist ein periodischer und regelmäßiger Versand günstig, um das Interesse deiner Empfänger:innen hoch zu halten. Sie gewöhnen sich an den Erhalt deines Newsletters, z.B. immer am Donnerstagvormittag.

Ob du deinen Newsletter einmal pro Woche oder einmal pro Monat versendest, kommt auf deine Zielgruppe und ihre Erwartungen genauso an wie auf die Qualität und Relevanz deiner Inhalte. Wichtig ist, dass du wachsam bleibst: Öffnen deine Abonnent:innen ab einer gewissen Anzahl an Mails weniger? Ein Zeichen dafür, dass die Frequenz zu hoch sein könnte. Außerdem kannst du deine Abonnent:innen per Umfragen um Feedback bitten.

Es gibt keine erforderliche Mindestzahl an Abonnent:innen, die den Erfolg deines Newsletters garantieren. Diese hängt vielmehr von den spezifischen Business-Zielen ab, die du mit deinem Newsletter erreichen möchtest (Website-Traffice, Leads, Produktverkauf etc.).

Wenn du eine engagierte und relevante Zielgruppe hast, kannst du auch mit einer kleinen Anzahl an Empfänger:innen extrem erfolgreich sein. Es geht darum, die richtigen Personen anzusprechen, statt viele. Ob das gelingt, erkennst du zum Beispiel an der Öffnungsrate und der Conversion Rate – und ob die Werte mit deinen Business-Zielen übereinstimmen.

Es geht darum, die richtigen Menschen zu erreichen – nicht irgendwelche. Um die Anzahl deiner qualifizierten und interessierten Abonnent:innen zu erhöhen, ist zunächst die Qualität deiner Inhalte entscheidend: Sind sie für deine Zielgruppe relevant und nützlich? Erfüllen sie die von dir gegebenen Versprechen? Wenn ja, ist das ein guter Start.

Um deine Reichweite zu erhöhen, gibt es weitere Strategien: Bitte deine Abonnent:innen, deinen Newsletter an Freunde und Bekannte weiterzuempfehlen und nutze die entsprechenden Funktionen in deinem Newsletter-Tool. Integriere die Newsletter-Anmeldung in deine E-Mail-Signatur. Nutze Lead Magnets wie kostenlose E-Books, Leitfäden oder Checklisten als Anreiz für die Anmeldung zu deinem Newsletter. Erstelle hochwertigen Content-Marketing-Content über deinen Newsletter und teile ihn auf deinen Plattformen. Auch Bewerbung über Social Media und Google Ads kann viel bringen. Und vor allem: Sprich über deinen Newsletter und gehe direkt auf potenzielle Abonnent:innen zu. Der persönliche Kontakt hat noch immer hohe Qualität.